Integrări AI

Implementare AI pe documentele firmei tale

Un contract scanat pe care nu-l poți căuta cu clientul la telefon, facturi de la patruzeci de clienți introduse manual, cunoștințele firmei blocate în capul a doi-trei oameni: informația există, dar e blocată în arhive și formate pe care o căutare obișnuită nu le înțelege. Construim asistenți AI conectați la documentele reale ale firmei tale, care răspund în limbaj natural, cu citatul exact din sursă: nu un chatbot generic antrenat pe internet, ci un sistem care a citit arhiva ta și răspunde ca cineva care chiar cunoaște firma. Proiecte de la 3.000 €, cu opțiune completă on-premise pentru datele sensibile.

Programează discovery-ul gratuit (2h) de la 3.000 €

Documente suspendate în aer, dizolvându-se în particule de date albastre

De ce documentele firmei devin o problemă cu timpul

Trei lucruri se întâmplă în firmele cu arhive mari: căutarea devine imposibilă (dosare scanate, contracte semnate fizic, facturi pierdute prin email), procesarea manuală mănâncă ore zi de zi, cu greșeli inevitabile de atenție, iar cunoștințele blocate într-un singur cap pleacă odată cu angajatul senior care le știe. Contabilitatea, avocatura, clinicile și orice IMM cu arhive stufoase simt asta cel mai tare, pentru că documentele sunt însăși activitatea lor. Cu o implementare serioasă, pui o întrebare și primești răspunsul din arhivă în câteva secunde.

Trei tipuri de implementare AI în firma ta, concret

Asistent AI intern pe arhiva firmei (RAG, pe românește)

Tehnic, sistemul se numește RAG (retrieval-augmented generation). Nu trebuie să reții termenul. Important e ce face: înainte să răspundă, asistentul caută efectiv în documentele tale reale, apoi formulează răspunsul strict pe baza a ce a găsit, cu citatul exact din sursă. Caută întâi, apoi răspunde. Dacă arhiva se schimbă, răspunsurile se schimbă odată cu ea, fără reantrenare.

Un contabil întreabă „care e procedura noastră pentru declarația X“ și primește procedura internă a biroului, cu sursa atașată. Un avocat întreabă „ce scrie în contractul cu firma Z despre reziliere“ și primește exact paragraful, cu numărul paginii. Personalul unei clinici primește protocolul intern cerut; pentru fișele pacienților, categorii speciale de date sub articolul 9 din GDPR, recomandăm aproape întotdeauna varianta on-premise. Asistentul economisește timpul de căutare; judecata rămâne a profesionistului.

Procesare automată de documente cu AI

Facturi, dosare de client, corespondență: AI-ul citește documentul (inclusiv scanat sau fotografiat), extrage datele relevante, le structurează și le trimite unde trebuie. Sistemul se leagă de programele pe care le folosești deja, Saga, WinMentor, SmartBill, Oblio, fluxurile e-Factura/SPV, ca datele extrase să ajungă direct acolo, fără un Excel intermediar.

Un birou de contabilitate cu facturi de la patruzeci de clienți recuperează zile întregi pe lună: sistemul extrage sumele și datele fiscale, omul verifică doar excepțiile. Un cabinet de avocatură primește termenii-cheie din dosarele noi extrași automat într-un tabel de urmărire. O clinică are formularele de intake procesate direct în fișa pacientului, cu verificare umană pentru câmpurile ambigue.

AI integrat în CRM-ul existent

CRM-ul tău rămâne; îi adăugăm calificare automată și follow-up-uri. Mai exact: lead-urile se califică automat, follow-up-urile se redactează din istoricul clientului, solicitările noi se clasifică și ajung la omul potrivit, iar echipa vorbește doar cu situațiile care contează.

Durerea ta e alta?

Recepție sufocată de telefoane, programări confirmate manual, pacienți care nu se mai prezintă: astea sunt de regulă proiecte de automatizare (confirmări automate pe SMS sau WhatsApp, răspuns instant la solicitări noi), de la 500 €, descrise pe pagina de automatizări. Cele trei tipuri de mai sus sunt exemplele noastre principale, nu o listă închisă: dacă proiectul tău de automatizare, software sau AI nu seamănă cu nimic de aici, descrie-ne problema și îți spunem cinstit dacă o putem rezolva.

Cât costă o integrare AI

Proiect de integrare AI (asistent intern, procesare documente, AI în CRM) 3.000-9.000 €

Varianta on-premise (modelul rulează pe infrastructura ta sau pe a noastră, dedicată ție) +30-50%

AI Care Plan (monitorizare, actualizări de modele, raport lunar): ofertat implicit la fiecare proiect și facturat separat, lunar; poți renunța la el, iar sistemul rămâne al tău și funcțional și fără abonament 250-500 €/lună

Discovery inițial gratuit, 2 ore

Audit aprofundat (opțional, pentru cazuri complexe) 500-1.500 € (se scade din valoarea proiectului)

Diferența în interiorul intervalului vine din volumul de documente, numărul de surse conectate și nivelul de testare cerut de un domeniu sensibil. Prețul final se fixează în contract înainte de start, nu se renegociază pe parcurs. Merită? Ia orele pierdute lunar pe căutare și introducere manuală, înmulțește-le cu costul orar real și compară; calculul îl facem împreună la discovery, cu volumele tale reale, fără cifre scoase din pălărie.

Discovery gratuit 2 ore și audit aprofundat

Discovery gratuit (2 ore)

Primele două ore de discuție sunt gratuite. Ne arăți cum arată azi arhiva și unde pierzi cel mai mult timp; ieși cu o direcție clară: ce tip de proiect ți se potrivește, cloud sau on-premise, și un interval de preț. Uneori răspunsul onest e că procesul tău nu justifică încă o integrare AI, și îți spunem asta direct.

Audit aprofundat (500-1.500 €)

Pentru procese complexe (arhive foarte mari, multe sisteme, cerințe stricte de conformitate) recomandăm un audit aprofundat de confidențialitate și fezabilitate, 500-1.500 €, care mapează fluxul de documente și punctele de risc înainte de oferta fermă. Dacă mergi mai departe, costul auditului se scade integral din proiect.

Cloud sau on-premise: unde ajung documentele tale

Mulți antreprenori români spun că teama pentru securitatea datelor e principala barieră a digitalizării, iar întrebarea „unde ajung documentele mele“ e complet legitimă: răspunsul depinde de arhitectură (detalii pe pagina de securitatea datelor).

Varianta cloud folosește API-uri moderne, cu date anonimizate unde e cazul și clauze care interzic antrenarea pe datele tale. E mai rapidă și mai ieftină, suficientă pentru procese cu sensibilitate redusă. Dezavantajul: documentele trec, chiar și temporar, prin serverele unui furnizor terț.

Varianta on-premise înseamnă că modelul AI rulează pe infrastructură controlată de tine sau administrată de noi exclusiv pentru tine, iar documentele nu ies din acel perimetru. Costă mai mult, dar e alegerea corectă oriunde ai o obligație de confidențialitate față de o terță parte: dosare de clienți la avocatură, fișe medicale la clinică, documentele contabile ale clienților unui birou de contabilitate. Poți cumpăra propriul echipament sau poți închiria de la noi hosting dedicat, administrat integral, într-un datacenter certificat ISO 27001 din UE: costurile, avantajele și dezavantajele fiecărei variante sunt detaliate pe pagina de securitatea datelor.

Multe firme aleg o arhitectură hibridă: documentele sensibile rulează local, restul folosește API-uri cloud anonimizate; unde se trage linia decidem la discovery. Indiferent de cale, mesajul e același: datele tale rămân „închise“, nu ajung niciodată la companiile mari care dezvoltă modele AI și nu antrenează produsele nimănui altcuiva. Detaliile complete sunt pe pagina de securitatea datelor.

Formă de creier compusă din pagini de documente și fragmente de date luminoase

Garanții contractuale, negru pe alb

La fiecare proiect semnăm un DPA (acord de prelucrare a datelor) înainte de start și un NDA înainte să vedem orice document intern. Sistemele sunt proiectate conform GDPR din prima linie de arhitectură: minimizare de date, drepturile persoanelor vizate, jurnalizarea accesului. Nu promitem „certificare GDPR“: o „certificare GDPR“ nu există ca produs. În DPA găsești nominalizați furnizorii de API și sub-procesatorii, localizarea serverelor, termenele de notificare în caz de incident și procedura de ștergere la încetarea contractului: indexul și orice copie a documentelor se elimină, cu confirmare scrisă. Dacă îți trebuie o evaluare de impact (DPIA), o pregătim împreună.

Pentru profesii cu secret profesional, GDPR e doar jumătate din discuție. Un avocat răspunde disciplinar și penal sub Legea 51/1995, un contabil are obligații față de CECCAR și proprii clienți, un medic față de pacienți. De asta limităm expunerea concret, dincolo de NDA: tu alegi documentele la care avem acces în implementare, putem lucra pe un eșantion de test înainte să atingem arhiva reală, iar asistentul livrat respectă drepturi de acces per utilizator și per dosar, cu jurnal pe care îl poți arăta oricui te auditează. Iar dacă trebuie să-ți informezi proprii clienți că documentele lor trec printr-un sistem AI, primești de la noi o descriere clară a arhitecturii și a fluxului de date, de pus pe masă clientului sau consultantului tău juridic.

Pentru sistemele de pe pagina asta, obligațiile tipice sub Regulamentul european privind inteligența artificială (AI Act) sunt cele de transparență; încadrarea sistemului tău o documentăm în livrare. Iar configurația, instrucțiunile date modelului (prompturile) și documentația rămân proprietatea firmei tale: nu depinzi de noi ca lucrurile să continue să funcționeze.

Halucinațiile AI: ce sunt, cum le prevenim, cine răspunde

O halucinație e momentul în care un AI generează un răspuns care sună plauzibil, dar e greșit: nu știe răspunsul real și îl inventează în locul unui „nu știu“. Pentru un birou care primește un termen fiscal greșit sau un cabinet care primește o clauză citată eronat, asta are consecințe financiare sau legale, deci o tratăm ca atare.

Orice sistem pe care îl construim funcționează pe principiul RAG: caută întâi în documentele tale, apoi construiește răspunsul strict pe ce găsește acolo, cu citat din sursă. Când nu găsește răspunsul, e configurat să spună clar că nu are informația. Testăm explicit scenariul ăsta înainte de livrare, cu întrebări la care sistemul nu are cum să știe răspunsul.

La fel de important: sistemele livrate sunt instrumente de asistență, cu verificare umană pe deciziile care contează. Decizia finală într-un caz cu implicații legale, medicale sau fiscale rămâne mereu a profesionistului, iar fiecare răspuns vine cu documentul-sursă tocmai ca verificarea să dureze secunde. Răspunderea fiecărei părți e definită în contract, fără zone gri; despre limitele ei vorbim deschis înainte de semnare.

Multe proiecte cu agenți AI ajung abandonate din cauza rezultatelor neclare, care erodează încrederea echipei. Motivul e de obicei lipsa acestei discipline; AI Care Plan include testare continuă pe măsură ce modelele evoluează.

De ce nu un SaaS de 20 €/lună sau un abonament ChatGPT

Întrebare corectă, mai ales când vezi recepționeri AI din cutie la 15-25 €/lună. Răspuns: uneori chiar ăla e răspunsul, și ți-o spunem la discovery în loc să-ți vindem un proiect. Diferența apare în trei situații. Când datele contează: un SaaS generic îți trimite documentele pe serverele lui, în condițiile lui, iar pentru fișe medicale sau dosare de client riscul e al tău. Când procesul nu încape în șablon: instrumentul din cutie răspunde din scenariile lui predefinite, sistemul nostru răspunde din arhiva și procedurile tale, cu sursă citată. Și când ai nevoie de integrare reală: cu programul de contabilitate, cu CRM-ul, cu fluxul e-Factura. Un abonament ChatGPT are aceeași limită de fond: modelul știe multe despre lume și nimic despre firma ta.

Cine construiește sistemul

Dalvorix e construit de un fondator care lucrează direct cu fiecare client: fără account manageri, fără lanț de intermediari. Omul care îți analizează arhiva la discovery e omul care construiește și răspunde de sistem, cu nume, față și poveste pe pagina despre, în spatele unei firme românești (SRL) verificabile la Registrul Comerțului, cu email și telefon directe pe pagina de contact.

Un lucru pe care nu-l vei găsi aici: „sute de clienți mulțumiți“ și testimoniale decorative. Brandul e nou și nu inventăm dovezi. Ce primești în loc: demo live la discovery, pe documente de test similare cu ale tale, ca să vezi sistemul răspunzând cu sursă citată înainte să plătești ceva, și posibilitatea de a începe cu un pilot mic înainte de implementarea completă.

Cum lucrăm, pas cu pas

Discovery gratuit de 2 ore → audit aprofundat, dacă procesul o cere (1-2 săptămâni) → ofertă cu preț fix și termen clar → construim sistemul pe documentele tale reale, în 3-8 săptămâni → testăm inclusiv pentru halucinații și cazuri limită → livrare cu documentație → AI Care Plan, cu monitorizare automată non-stop și intervenție în aceeași zi lucrătoare dacă ceva nu funcționează cum trebuie.

Integrări AI pe domeniul tău

Aceleași tehnologii, aplicate pe documentele și procesele specifice fiecărui domeniu. Dacă al tău nu e aici, îl discutăm la audit.

Întrebări frecvente despre implementarea AI în firmă

Cât costă o integrare AI?

3.000-9.000 €, în funcție de volumul de documente și numărul de surse conectate. Varianta on-premise adaugă 30-50%. Discovery-ul de 2 ore e gratuit, iar auditul aprofundat (500-1.500 €) se scade din proiect dacă mergi mai departe.

Ce înseamnă RAG și de ce contează pentru mine?

Asistentul caută mai întâi în documentele tale reale, apoi formulează răspunsul pe baza a ce a găsit, cu citat din sursă. Așa se elimină cea mai mare parte a riscului de halucinație: răspunsul are sursă verificabilă din arhiva ta.

AI-ul va inventa răspunsuri dacă nu știe ceva?

Sistemele pe care le construim sunt testate explicit să spună „nu găsesc informația asta“ în loc să ghicească. E parte din procesul de livrare, cu teste dedicate înainte de predare.

Dacă AI-ul greșește și mă costă, cine răspunde?

Sistemul e instrument de asistență: fiecare răspuns vine cu sursa citată, iar decizia finală cu implicații legale, fiscale sau medicale rămâne a profesionistului, cu verificare umană în flux. Limitele de răspundere ale fiecărei părți sunt scrise în contract și le discutăm deschis înainte de semnare.

Se leagă de programul meu de contabilitate și de e-Factura?

Da. Conectăm procesarea de documente la programe precum Saga, WinMentor, SmartBill sau Oblio și la fluxurile e-Factura/SPV, ca datele extrase să ajungă direct în sistemul tău.

Datele mele antrenează modelele altor companii?

Nu. În varianta on-premise, nimic nu iese din perimetrul tău. În varianta cloud, folosim furnizori de API cu clauze care interzic antrenarea pe datele tale, plus anonimizare unde e relevant. Furnizorii și sub-procesatorii sunt nominalizați în DPA.

Am neapărat nevoie de on-premise?

Nu întotdeauna. Dacă procesul nu implică date cu adevărat sensibile, varianta cloud e adesea suficientă și mai ieftină. Îți recomandăm la discovery varianta potrivită situației tale, inclusiv când e cea mai ieftină.

Poate asistentul să respecte drepturile de acces din firmă?

Da, iar pentru profesiile cu secret profesional e obligatoriu: drepturi per utilizator și per dosar, cu jurnalizarea accesului. Un angajat primește prin AI doar răspunsuri din documentele la care are deja drept de acces.

Funcționează și pe documente scanate sau scrise de mână?

Da: documentele scanate sau fotografiate sunt citite prin recunoaștere optică înainte de procesare. Pentru scrisul de mână, acuratețea depinde de lizibilitate; o testăm la discovery pe exemple reale din arhiva ta.

Ce se întâmplă după livrare, când apar modele AI mai bune?

AI Care Plan e ofertat implicit la fiecare proiect și facturat separat, lunar (250-500 €/lună); poți renunța la el, iar sistemul rămâne al tău și funcțional și fără abonament. Include monitorizare automată non-stop, intervenție în aceeași zi lucrătoare și actualizări de modele. Când apare un model mai bun sau mai ieftin, îl testăm și îl schimbăm noi, fără proiect nou.

Hai să vedem ce se poate face cu arhiva ta

Nu trebuie să vii cu un proiect definit. Vino cu problema: un document greu de găsit, o zi pierdută cu procesare manuală, o întrebare de client la care poate răspunde o singură persoană din firmă. Construim de acolo, iar dacă răspunsul corect e „nu ai nevoie de asta încă“, pleci și cu el.

Programează discovery-ul gratuit (2h)

Nu ai două ore libere? Scrie-ne în trei rânduri ce te doare și îți răspundem în aceeași zi lucrătoare dacă merită o discuție.