Cât costă un chatbot AI pentru firma ta în 2026 (prețuri reale, România)

Un chatbot poate costa 20 € pe lună sau 9.000 € plătiți o singură dată, și amândouă prețurile sunt corecte, doar pentru lucruri diferite. Un SaaS cu șabloane gata făcute (Tidio, Crisp, ManyChat și altele similare, prețuri de listă publice, verificate în iulie 2026) pornește de la 20-200 €/lună. Un chatbot construit special pentru firma ta, care răspunde din documentele și procedurile tale interne (tehnologie numită RAG, despre care revenim mai jos), costă între 3.000 și 9.000 € ca proiect, plus o mentenanță lunară. Diferența dintre cele două nu e „unul mai scump, altul mai ieftin“, ci ce problemă rezolvă fiecare. Mai jos explicăm cele patru tipuri de chatboți care există pe piață, ce anume urcă prețul și cum îți dai seama, cu un calcul simplu, dacă investiția se recuperează.

Pe scurt, intervalele de preț

• SaaS cu șabloane: 20-200 €/lună, abonament, fără dezvoltare custom.
• Chatbot pe site cu răspunsuri fixe (arbore de decizie, butoane): de la 500 € ca proiect unic, plus opțional 150-200 €/lună mentenanță.
• Chatbot AI pe datele firmei (RAG): 3.000-9.000 € proiect, plus 250-500 €/lună Care Plan.
• Agent AI care execută acțiuni (răspunde și, în plus, rezolvă direct în sistemele firmei): tot în intervalul 3.000-9.000 €+ ca proiect, la partea de sus a plajei sau peste, în funcție de câte sisteme interne conectează.
• On-premise (datele rămân integral în infrastructura ta): +30-50% față de proiectul standard, la oricare dintre variantele de mai sus care folosesc AI.

Intervalele astea sunt un punct de plecare orientativ. Fiecare firmă are alt volum de conversații, altă limbă de lucru, alte sisteme de conectat, așa că prețul final se stabilește după o discuție scurtă, adaptată situației tale concrete. Dacă proiectul tău combină, de exemplu, un chatbot cu o automatizare de facturare sau cu un CRM deja existent, discutăm punctual, pentru că preluăm și proiecte care nu intră perfect într-o singură categorie.

Cele 4 categorii de chatboți și ce plătești la fiecare

1. SaaS cu șabloane

Sunt platformele pe care le instalezi tu însuți în câteva ore: un widget de chat pe site, câteva reguli, poate un mic asistent care sugerează articole din baza de cunoștințe. Costă 20-200 €/lună, în funcție de numărul de conversații și de câte integrări activezi (email, WhatsApp, CRM).

Avantajul e pornirea rapidă și costul mic. Dezavantajul e că nu știe nimic specific despre firma ta, în afară de ce introduci manual în șabloane, și că, la volum mare de conversații sau la nevoi mai complexe, ajungi rapid la planurile scumpe ale platformei, plătind lunar pentru ceva ce ai fi putut deține direct.

2. Chatbot pe site cu răspunsuri fixe

Aici vorbim despre un arbore de decizie clasic: clientul apasă „Livrare“, apoi „Cât durează“, și primește un răspuns predefinit. E o automatizare bine construită, bazată pe reguli fixe, și de multe ori exact ce trebuie pentru o firmă cu un set limitat de întrebări repetitive.

Un astfel de chatbot intră la prețurile unei automatizări: de la 500 € pentru o structură simplă, până spre 1.900 € dacă are ramificații multe și se conectează la mai multe surse (stoc, program de lucru, formular de programare). Poți adăuga un plan de mentenanță de 150-200 €/lună, dar nu e obligatoriu, sistemul rămâne funcțional și fără el.

3. Chatbot AI pe datele firmei (tehnica se numește RAG)

Aici intrăm în zona pentru care majoritatea oamenilor caută prețul unui „chatbot AI“ cu adevărat. RAG înseamnă „regăsire augmentată cu generare“: chatbotul caută în documentele, procedurile și istoricul firmei tale, apoi formulează răspunsul cu un model de limbaj, în loc să repete un script fix. Practic, poți întreba „ce garanție are produsul X“ sau „cum procedăm cu un client care vrea rambursare după 20 de zile“ și primești un răspuns construit strict din documentația reală a firmei tale.

Costă 3.000-9.000 € ca proiect, în funcție de câte surse de date conectăm (documente, bază de date, CRM), de câtă curățare au nevoie datele înainte și de câte scenarii de conversație acoperim. Se adaugă un Care Plan de 250-500 €/lună, pentru mentenanță, actualizarea bazei de cunoștințe și monitorizare automată non-stop, cu intervenție în aceeași zi lucrătoare dacă apare o problemă.

O întrebare care apare des la acest tip de proiect: cine deține codul și datele la final? Răspunsul, la Dalvorix: tu. Sistemul rămâne al firmei tale, cu sau fără abonamentul de mentenanță activ. Dacă la un moment dat nu mai colaborăm, chatbotul continuă să funcționeze, doar că actualizările și intervențiile rapide rămân în sarcina ta sau a altcuiva.

4. Agent AI care execută acțiuni

Diferența față de categoria anterioară: un agent AI răspunde și, în plus, acționează. Verifică stocul în timp real și confirmă o comandă, deschide un tichet în sistemul de suport, reprogramează o vizită direct în calendar, sau escaladează automat către un om când conversația depășește ce poate rezolva singur.

E cea mai scumpă categorie, pentru că fiecare acțiune înseamnă o integrare separată cu un sistem intern (ERP, CRM, calendar, platformă de plăți), și fiecare integrare trebuie testată să nu greșească. De obicei se situează la partea de sus a intervalului de 3.000-9.000 €, sau peste, dacă implică și dezvoltarea unui instrument intern nou, caz în care proiectul trece în zona de aplicații custom (3.500 €+).

Ce anume face prețul să crească

Patru factori explică diferența dintre un chatbot de 3.000 € și unul de 9.000 €, în cadrul aceleiași categorii:

Integrările. Un chatbot care răspunde doar din documente e mai simplu decât unul care se conectează live la stocul din depozit, la programul de facturare sau la CRM. Fiecare sistem conectat înseamnă timp de dezvoltare și testare suplimentar.

Volumul de conversații. Un chatbot cu 200 de conversații pe lună are nevoie de altă arhitectură decât unul cu 20.000 pe lună. La volum mare, contează și costul lunar de infrastructură, pe lângă proiectul inițial.

Infrastructura on-premise. Dacă vrei ca datele conversațiilor să rămână complet în interiorul firmei, fără să treacă prin serverele unui furnizor extern de AI, adaugi 30-50% la costul proiectului. Ai două variante, fiecare cu plusuri și minusuri: cumperi tu echipamentul (2.000-8.000 € pentru configurații mici, control total, dar mentenanța hardware cade tot pe tine) sau închiriezi un server dedicat administrat de noi într-un centru de date din UE, cu 150-500 €/lună (pornești imediat, fără investiție inițială, dar plătești un cost recurent). În ambele cazuri, datele rămân „închise“: nu ajung la companiile mari care dezvoltă modele AI generaliste.

Limba și calitatea ei. Un chatbot care trebuie să răspundă cu diacritice corecte și cu termenii tehnici specifici domeniului tău cere mai multă muncă de ajustare decât unul în engleză, unde modelele de bază sunt antrenate pe volume mult mai mari de text.

Costurile lunare pe care nimeni nu le spune

Prețul proiectului e doar o parte din poveste. La un chatbot AI real, mai apar trei costuri recurente, adesea omise din calculul inițial:

Tokenii API. Modelul de limbaj care generează răspunsurile se plătește la volum de text procesat. Pentru majoritatea firmelor mici și medii, costul e de ordinul zecilor de euro pe lună, dar la volum foarte mare de conversații sau la răspunsuri foarte lungi, poate crește semnificativ. E un cost variabil, proporțional cu câți oameni vorbesc cu chatbotul.

Hostingul. Dacă chatbotul rulează on-premise, ai un cost de infrastructură, fie hardware propriu, fie serverul dedicat închiriat. Dacă rulează în cloud standard, costul de hosting e de obicei mic și inclus în abonamentele platformelor folosite.

Mentenanța. Aici intră Care Plan-ul, 250-500 €/lună pentru chatboții AI, 150-200 €/lună pentru automatizările simple de tip răspuns fix. E ofertat implicit la fiecare proiect și facturat separat, lunar. Acoperă actualizarea bazei de cunoștințe pe măsură ce firma ta se schimbă, monitorizare automată non-stop și intervenție în aceeași zi lucrătoare dacă apare o eroare. Poți renunța la el oricând: sistemul rămâne al tău și funcțional și fără abonament, doar că actualizările și reparațiile rapide rămân în responsabilitatea ta.

Cum calculezi dacă merită

Un calcul simplu, fără cifre inventate de rezultate: ia numărul de ore pe lună pe care le pierde cineva din echipă răspunzând la aceleași întrebări (recepție, suport, vânzări), înmulțește-l cu costul acelei ore de muncă, și compară rezultatul cu costul lunar al chatbotului (Care Plan plus tokeni, plus proiectul amortizat pe 12-24 de luni).

De exemplu, dacă o persoană petrece o oră pe zi răspunzând la întrebări despre livrare, stoc sau programări, prin telefon sau WhatsApp, asta înseamnă aproximativ 20 de ore pe lună. Dacă ora ei costă firma, să zicem, între 15 și 25 €, calculul iese undeva între 300 și 500 € pe lună doar în timp „consumat“ pe întrebări repetitive. Comparat cu un Care Plan de 250-500 €/lună, diferența e strânsă la volum mic și clar favorabilă chatbotului la volum mare de conversații. Dacă volumul e mic, calculul poate arăta invers, și atunci soluția potrivită e alta.

Merită să adaugi la calcul și ce nu apare direct în ore: clienți care renunță pentru că nu primesc răspuns seara sau în weekend, sau întrebări care ajung la oameni greșiți din echipă și pierd timp suplimentar până ajung unde trebuie.

Când SaaS-ul ieftin de 15-20 €/lună e suficient

Onest: dacă firma ta primește câteva zeci de întrebări pe lună, toate din același set de 10-15 subiecte (program, adresă, livrare, garanție), un SaaS gata făcut de 15-20 €/lună acoperă situația fără nicio problemă. Nu are sens să investești 3.000 € într-un chatbot AI custom ca să răspunzi la întrebări care se rezolvă perfect cu un arbore de decizie simplu.

Situația se schimbă când: volumul crește suficient cât timpul de configurare manuală a șabloanelor devine el însuși o corvoadă, întrebările clienților variază mult și nu încap într-un arbore fix, sau ai nevoie ca răspunsul să vină din documentația reală și actualizată a firmei, nu dintr-un set de fraze scrise o dată și uitate. În oricare din aceste cazuri, un SaaS ieftin ajunge repede la limită, iar costul „ascuns“ e timpul pierdut încercând să-l forțezi să facă ceva pentru care nu a fost construit.

Cum arată procesul la Dalvorix

Orice discuție pornește cu un discovery (o întâlnire inițială de identificare a nevoilor) de 2 ore, gratuit, în care stabilim ce tip de chatbot se potrivește (din cele patru categorii de mai sus) și ce integrări sunt necesare. Dacă situația e mai complexă, urmează un audit aprofundat de 500-1.500 €, sumă care se scade integral din prețul final al proiectului dacă mergem mai departe împreună.

Pentru detalii complete despre cum construim chatboți pentru firme, inclusiv exemple de scenarii reale de conversație, vezi pagina dedicată chatbot pentru firme.

Programează un audit gratuit (30 min), dacă vrei să afli exact în ce categorie intră proiectul tău și cât ar costa realist.

Întrebări frecvente

Cât costă cel mai ieftin chatbot AI pentru o firmă mică? Dacă „AI“ înseamnă generarea de răspunsuri naturale din datele firmei, cel mai mic proiect pornește de la aproximativ 3.000 €. Dacă întrebările tale sunt puține și repetitive, un chatbot cu răspunsuri fixe costă de la 500 € ca proiect, sau poți alege un SaaS de 20-200 €/lună fără dezvoltare custom.

Care e diferența reală dintre un chatbot cu răspunsuri fixe și unul AI (RAG)? Cel cu răspunsuri fixe urmează un arbore de decizie: opțiuni predefinite, răspunsuri predefinite. Cel AI (RAG) caută în documentele și procedurile firmei tale și formulează un răspuns nou, adaptat la întrebarea exactă pusă, inclusiv la formulări pe care nu le-ai anticipat.

De ce nu iau direct un SaaS de 15 €/lună, care pare să facă același lucru? Poate să fie exact soluția potrivită, dacă volumul și varietatea întrebărilor sunt mici. Diferența apare la volum sau complexitate: SaaS-ul generic nu știe nimic despre firma ta în afară de ce introduci manual, iar la un set variat de întrebări specifice, configurarea manuală devine ea însăși consumatoare de timp.

Cine deține codul și datele chatbotului după ce proiectul e gata? Firma ta. Codul, configurările și datele rămân ale tale, indiferent dacă alegi să continui cu un Care Plan de mentenanță sau nu.

Ce se întâmplă cu chatbotul dacă la un moment dat nu mai colaborăm? Continuă să funcționeze așa cum a fost livrat. Ce dispare e mentenanța activă: actualizarea bazei de cunoștințe, monitorizarea automată non-stop și intervenția rapidă în caz de eroare. Poți prelua tu aceste sarcini sau le poate prelua altcineva.

On-premise chiar merită costul suplimentar de 30-50%? Depinde de cât de sensibile sunt datele din conversații. Dacă firma discută prin chatbot informații confidențiale despre clienți, contracte sau proceduri interne, varianta on-premise ține datele închise, fără să treacă prin serverele unui furnizor extern de AI. Dacă discuțiile sunt generice (program, livrare, întrebări publice), surplusul de cost rareori se justifică.

Chatbotul e conform GDPR? Sistemele sunt proiectate conform GDPR, cu atenție la ce date se stochează din conversații și cât timp. Nu există o „certificare GDPR“ universală pentru chatboți: respectarea legii depinde de cum e configurat fiecare proiect în parte.

Cât durează implementarea unui chatbot AI custom? Pentru un proiect din intervalul 3.000-9.000 €, discuția de discovery clarifică rapid scopul, iar implementarea propriu-zisă durează de obicei câteva săptămâni, în funcție de câte surse de date și integrări sunt implicate. Un chatbot cu răspunsuri fixe, mai simplu, se poate livra în câteva zile.

Care Plan-ul e obligatoriu? Nu. E ofertat implicit la fiecare proiect și facturat separat, lunar, dar poți renunța oricând. Sistemul rămâne al tău și funcțional și fără abonament, doar că actualizările pe măsură ce firma se schimbă și intervenția rapidă în caz de eroare rămân, în lipsa lui, responsabilitatea ta.